Kansan Arkiston uusi tietokanta nyt käytössä

/in /by

Kansan Arkiston uusi arkistotietokanta on otettu käyttöön. Tietokannan julkinen versio löytyy osoitteesta yksa.disec.fi/Yksa4/public/KA/  ja ohje osoitteesta www.kansanarkisto.fi/yksa-ohje/ . Tietokanta sisältää kaikki luetteloitujen arkistojen ja kokoelmien metatiedot. Syötettyjen aineistokokonaisuuksien laajuus on yhteensä noin kolme hyllykilometriä. Tietokanta perustuu Disec Oy:n kehittämään Yksa-järjestelmään, joka on myös monien muiden arkistojen käytössä.

Yksaan on siirretty kaikki Planeetta-tietokannassa (käytössä vuoteen 2020) ja sitä seuranneessa Ahaassa (2020–2022) olleet luettelotiedot. Yksaan on migroitu myös henkilö- ja äänitetietokannat, joita pystyi aiemmin käyttämään vain arkistotiloissa. Ahaassa ei ollut julkista käyttöliittymää, joten sinne luetteloidut uusien järjestettyjen aineistojen metatiedot eivät ole aiemmin olleet asiakkaiden selattavissa. Vuonna 2023 järjestettyjen aineistojen luetteloiminen Yksaan on vielä kesken.

Planeetassa olleet digitoidut asiakirjat liitetään Yksaan lähiaikoina ja uusien aineistojen viemistä valmistellaan. Tekstiasiakirjojen lisäksi järjestelmä mahdollistaa ääni- ja videotiedostojen jakamisen. Yksaan tullaan lisäämään esimerkiksi vuosina 2019–2023 digitoidut äänitteet, joiden yhteiskesto on yli 1200 tuntia.

Yksasta voi etsiä aineistoja monipuolisemmin kuin vanhoista tietokannoista. Vapaateksti-haku mahdollistaa haut useista kentistä samanaikaisesti. Uusia hakuehtoja ovat muun muassa aineistotyypit, kielet, asiasanat ja toimijat. Aineistoja voi tarkastella erilaisissa näkymissä kuten tietueittain, luettelona tai puuhierarkiana. Asiakirjat voi myös tilata tutkijasaliin Yksan kautta.

Osa luettelotiedoista on (lain tai sopimuksen perusteella) näyttörajoitettua. Rajoitetut aineistot eivät näy julkisessa nettikäyttöliittymässä, mutta suurinta osaa näistäkin metatiedoista voi selata arkistotiloissa käytössä olevasta näkymästä.

Yksaan luetteloituja aineistoja voi myöhemmin tänä vuonna etsiä myös Kansalliskirjaston ylläpitämän Finna-hakupalvelun kautta. Yhteys tulee lisäämään aineistojen näkyvyyttä, kun tietoja tarjotaan myös sellaisille tutkijoille, jotka eivät etsi nimenomaan Kansan Arkiston aineistoja. Arkiston valokuvat, merkit ja julisteet, jotka on luetteloitu toiseen tietokantaan, löytyvät Finnasta jo nyt.