Yksa-ohje Kansan Arkiston asiakkaille

Yksa-tietokanta sisältää luetteloidut arkistot ja kokoelmat eli aineistokokonaisuudet. Arkistossa on myös luetteloimatonta aineistoa, jota voi tiedustella asiakaspalvelusta. Valokuvat, merkit ja julisteet on luetteloitu toiseen tietokantaan, jonka asiakaskäyttöliittymä on Finna.
Kysymykset ja huomiot tietokannasta sekä luettelotietoihin sisältyvistä virheistä voi lähettää osoitteeseen info@kansanarkisto.fi.

Arkistoluettelot

Aineistokokonaisuuksien Raportit-valikosta tulostettava PDF-muotoinen arkistoluettelo on kätevä tapa tutkia arkiston sisältöä kokonaisuutena.
Arkistoluettelo sisältää kokonaisuuteen kuuluvat sarjat ja arkistoyksiköt sekä niiden tunnisteet, tietosisällöt, rajavuodet ja käyttörajoitustiedot. Olennaista tietoa voi kuitenkin olla myös niissä Yksan kentissä, jotka eivät sisälly luetteloon.
Luettelo ei näytä oikein rajavuosia, joissa on käytetty aikatietojen tarkenteita kuten ”vuosikymmen tiedetään”.
Näyttörajoitetut tietueet eivät tulostu julkiseen arkistoluetteloon. Jos aineistokokonaisuus on näyttörajoitettu vain osittain rajoitus ilmenee luettelossa väleistä puuttuvina sarjoina tai arkistoyksikköinä.
Aineistoista, jotka on ”luetteloitu, mutta tietoja ei ole viety järjestelmään” (Kentässä ”aineiston järjestämistaso”) on arkistoluettelo liitetiedostona aineistokokonaisuuden liitteet-välilehdellä. Jos luettelo on näyttörajoitettu on kokonaisuuden tietosisällössä teksti ”luettavissa tutkijasalissa”. Joidenkin (luetteloitujen ja luetteloimattomien) aineistokokonaisuuksien liitteinä on myös muita lisätietoja sisältäviä tiedostoja.

Digitoidut asiakirjat

Kaikki arkiston digitoidut asiakirjat on lisätty tietokantaan. Katso Luettelo Yksaan liitetyistä digitoiduista aineistoista. Uusia aineistoja digitoidaan ja lisätään tietokantaan jatkuvasti, joten luettelosta saattaa puuttua uusimpia lisäyksiä. Aineistoa on yhteensä noin yksi teratavu ja se on pääosin pdf-, mp3- ja mp4-formaateissa.
Osa tiedostoista on näyttörajoitettu ja katseltavissa vain tutkijasalin koneilta. PDF- ja muut tiedostot löytyvät arkistohierarkian alimmalta tasolta arkistoyksiköiden alta, jos niiden metatiedot on määritelty julkisiksi. Paina ”Lataa tiedosto” tai asiakirjan kuvaa niin saat asiakirjan tutkittavaksi. Ääni- ja elävä kuva -tiedostot voi kuunnella tai katsoa lataamatta painamalla ”Toista”.
Tiedostojen tekijänoikeus on merkitty vakiomuotoisilla käyttöoikeuskuvauksilla. Julkinen tietokanta sisältää myös tiedostoja, jotka eivät ole tekijänoikeuksista vapaita. Kansan Arkisto ei omista hallinnoimiensa aineistojen tekijänoikeuksia (kuin poikkeustapauksissa), joten emme voi liittää niihin Creative Commons (CC) -lisenssejä.
Digitoidut tekstitiedostot on pääosin käsitelty Optical character recognition eli OCR -tekstintunnistuksella. Asiasisällöt ovat siten haettavissa Yksan vapaatekstihaulla. OCR:n laatu kuitenkin vaihtelee huomattavasti esimerkiksi alkuperäisen asiakirjan kunnosta riippuen. Joissain tapauksissa OCR on tuottanut täysin lukukelvotonta tekstiä ja toisissa tunnistus on toiminut vain osittain jättäen välistä sivuja, kappaleita tai sanoja.
Osa digitoiduista asiakirjoista on digitoitu vuosikymmeniä aiemmin tehdyiltä mikrofilmeiltä. Näissä tapauksissa on mahdollista, että arkistoon on myöhemmin saapunut esimerkiksi pöytäkirjoja, jotka puuttuvat tiedostoista.

Haku

Hakukenttäkohtaiset ohjeet ovat ?-merkkien takana hakusivun kenttien perässä.
Yksan vapaatekstihaku antaa usein paljon tuloksia, jotka eivät ole tutkijalle relevantteja ja olennainen saattaa jäädä huomaamatta satojen osumien joukosta. Tuloksia kannattaakin yleensä rajata joko hakusivun muista kentistä (”muokkaa hakua”) tai hakutulossivulta (”rajaa hakutulosta”), jolloin tietomäärä muuttuu helpommin hallinnoitavaksi. Valitse esimerkiksi kohde/tyyppi ”aineistokokonaisuus”, kun etsit vain kokonaisia arkistoja.
Muistitietoaineistoja on monissa eri kokoelmissa, henkilöarkistoissa ja järjestöarkistoissa. Aineistoa voi hakea kokonaisuutena asiasanalla ”muistelmat”.
Asiasanoja, paikkoja ja toimijoita ei ole aina lisätty johdonmukaisesti: asiasana/paikka/toimija, joka periaatteessa sopisi moniin arkistoihin, saattaa olla käytössä vain joissakin. Kannattaa siis aina hakea sanaa/paikkaa/toimijaa myös Vapaatekstihausta.
Aika-haku hakee rajavuosista, vaikka tarkat jaksot olisi merkitty. Hakuun saattaa siten tulla osumia, joissa ei oikeasti ole aineistoa kyseisiltä vuosilta. Aika-haku ei huomioi tarkenteita kuten ”vuosikymmen tiedetään” eli esimerkiksi 1960-lukua on haettava vuodella 1960.
Kielet ovat pääosin oikein aineistokokonaisuus-tasolla. Sarja- ja arkistoyksikkötasojen kielitietoja ei ole kuitenkaan korjattu järjestelmällisesti, joten monissa on merkintä ”suomi”, vaikka aineisto on muulla kielellä. Oikea kieli saattaa ilmetä tietosisällöstä. Ruotsinkieliset aineistokokonaisuudet on nimetty ruotsiksi (arkiv), vaikka luettelotiedot ovat yleensä suomeksi.
Vanhojen aineistojen paikkarooli ”alueellinen kattavuus” on siirretty aiemman tietokannan kentästä, jossa sillä tarkoitettiin yhteisön kotikuntaa. Liitoskuntien kohdalla kotikunnaksi oli merkitty nykyinen kunta, vaikka yhteisö olisi lopettanut toimintansa ennen liitosta. Osa aineistokokonaisuuksien paikkarooleista on korjattu, mutta virheitä ja puuttuvia paikkoja on edelleen runsaasti.
Aineistoja voi hakea liitettyjen henkilöiden/yhteisöjen nimen tai liitosroolin perusteella Toimija-hakukentästä. Toimijakuvailun muita kenttiä (joista ei voi hakea) voi tarkastella aineistojen toimija-kentästä käsin.
Tunniste-hausta voi hakea aineistokokonaisuuksia arkiston luokittelujärjestelmän perusteella tai sarjoja/arkistoyksikköjä arkiston ABC-kaavan mukaisilla tunnisteilla. Aineistot on luetteloitu pääosin ABC-kaavan mukaisesti – poikkeuksia on esimerkiksi kokoelmissa.

Asiakirjatilaukset tutkijasaliin

Asiakirjatilauksen voi tehdä Yksassa, sähköpostilla (info@kansanarkisto.fi), puhelimitse (0447210320) tai paikan päällä. Tilauslomake allekirjoitetaan aina arkistossa, kun aineistot otetaan vastaan.
Tilauskoriin mahtuu 50 arkistoyksikköä, sarjaa tai aineistokokonaisuutta kerralla. Tilausten määrää ei ole rajoitettu, mutta suurten tilausten kaikkia aineistoja ei välttämättä pystytä noutamaan kerralla. Arkisto on yhteydessä tilaajaan sähköpostitse, jos tilauksessa on epäselvyyksiä tai aineistoa on liikaa noudettavaksi.
Osa aineistoista (sijoituspaikka=2) sijaitsee etävarastossa, josta noudetaan hakuja vain maanantaisin. Lähimakasiinissa (sijoituspaikka=1) sijaitsevat aineistot saa käyttöönsä heti tilauksen tehtyään.

Näyttörajoitukset

Osa Yksan luettelotiedoista ja tiedostoista on (lain tai sopimuksen perusteella) näyttörajoitettua (ei-julkista). Rajoitetut aineistot eivät näy julkisessa netti-käyttöliittymässä tai sen hakutuloksissa. Näyttörajoitettuja metatietoja voi kuitenkin selata arkiston tutkijasalissa käytössä olevasta näkymästä. Muutamien aineistojen näkyvyyttä on rajoitettu sopimusten perusteella myös tutkijasalinäkymässä.
Näyttörajoitettuja ovat esimerkiksi eläviä henkilöitä koskevat aineistot kuten henkilöarkistot, muistelmat ja luettelot kirjeenkirjoittajista (sisältäen henkilöt, joiden elinaika ei ole tiedossa).
Yksan ääni ja elävä kuva -aineistotyyppien tiedostot on näyttörajoitettu tekijänoikeussyistä. Kaikki tiedostot ovat tekijänoikeuden alaisia. Tiedostojen metatiedot (asiakirja-taso) ovat kuitenkin julkisia, jos niihin ei liity tietosuojaperusteisia näyttörajoituksia.

Käyttörajoitukset

Osa asiakirjoista on (lain tai sopimuksen perusteella) käyttörajoitettua. Käyttölupaa rajoitettuihin aineistoihin voi hakea kirjallisesti arkistonjohtajalta. Jos yrität tilata Yksasta aineistoja, joihin sinulla ei ole lupaa, saat ohjeet anomisesta sähköpostitse. Tilaukset noudetaan, kun lupa on myönnetty.
Tietosuojalainsäädäntöön perustuvat henkilötietoja koskevat käyttörajoitukset eivät pääsääntöisesti koske yli 100 vuotta vanhoja aineistoja, koska asiakirjoissa mainittujen henkilöiden voidaan olettaa kuolleen. Tietokanta ei poista rajoituksia automaattisesti, joten merkinnät voivat olla vanhentuneita (rajoitukset ovat rauenneet).

Palaa Yksaan