Yksa-ohje Kansan Arkiston asiakkaille

Yksa-tietokanta sisältää luetteloidut arkistot ja kokoelmat eli aineistokokonaisuudet. Arkistossa on myös luetteloimatonta aineistoa, jota voi tiedustella asiakaspalvelusta. Valokuvat, merkit ja julisteet on luetteloitu toiseen tietokantaan, jonka asiakaskäyttöliittymä on Finna.
Kysymykset ja huomiot tietokannasta sekä luettelotietoihin sisältyvistä virheistä voi lähettää osoitteeseen info@kansanarkisto.fi.
Aineistokokonaisuuksien Raportit-valikosta tulostettava PDF-muotoinen arkistoluettelo sisältää kokonaisuuteen kuuluvat sarjat ja arkistoyksiköt sekä niiden tunnisteet, tietosisällöt, rajavuodet ja käyttörajoitustiedot.
Digitoitujen asiakirjojen lisääminen tietokantaan on aloitettu. Kaikkia aiemmassa tietokannassa olleita ei ole vielä liitetty.

Haku

Hakukenttäkohtaiset ohjeet ovat ?-merkkien takana hakusivun kenttien perässä.
Asiasanoja, paikkoja ja toimijoita ei ole (toistaiseksi) lisätty johdonmukaisesti: asiasana/paikka/toimija, joka periaatteessa sopisi moniin arkistoihin, saattaa olla käytössä vain joissakin. Kannattaa siis aina kokeilla sanan/paikan/toimijan hakemista myös Vapaatekstihausta.
Aika-haku hakee rajavuosista, vaikka tarkat jaksot olisi merkitty. Hakuun saattaa siten tulla osumia, joissa ei oikeasti ole aineistoa kyseisiltä vuosilta.
Kielet ovat pääosin oikein aineistokokonaisuus-tasolla. Kielet voivat olla väärin arkistoyksiköissä, koska ne on alun perin lisätty kokonaisuuksien pääkielen perusteella. Ruotsinkieliset aineistokokonaisuudet on nimetty ruotsiksi (arkiv), vaikka luettelotiedot ovat yleensä suomeksi.
Vanhojen aineistojen paikkarooli ”alueellinen kattavuus” on siirretty aiemman tietokannan kentästä, jossa sillä tarkoitettiin yhteisön kotikuntaa.
Aineistoja voi hakea liitettyjen henkilöiden/yhteisöjen nimen tai liitosroolin perusteella Toimija-hakukentästä. Toimijakuvailun muita kenttiä (joista ei voi hakea) voi tarkastella aineistojen toimija-kentästä käsin.
Tunniste-hausta voi hakea aineistokokonaisuuksia arkiston luokittelujärjestelmän perusteella tai sarjoja/arkistoyksikköjä arkiston ABC-kaavan mukaisilla tunnisteilla. Aineistot on luetteloitu pääosin ABC-kaavan mukaisesti – poikkeuksia on esimerkiksi kokoelmissa.

Asiakirjatilauksen voi tehdä Yksassa, sähköpostilla (info@kansanarkisto.fi), puhelimitse (0447210320) tai paikan päällä. Tilauslomake allekirjoitetaan arkistossa, kun aineistot otetaan vastaan.
Osa aineistoista (sijoituspaikka=2) sijaitsee etävarastossa, josta noudetaan hakuja vain maanantaisin.
Tilauskoriin mahtuu 50 arkistoyksikköä, sarjaa tai aineistokokonaisuutta kerralla. Tilausten määrää ei ole rajoitettu. Arkisto on yhteydessä tilaajaan sähköpostitse, jos tilauksessa on epäselvyyksiä tai aineistoa on liikaa kerralla noudettavaksi.

Osa luettelotiedoista on (lain tai sopimuksen perusteella) näyttörajoitettua. Rajoitetut aineistot eivät näy julkisessa netti-käyttöliittymässä, mutta niiden metatietoja voi selata arkiston tutkijasalissa käytössä olevasta näkymästä (paitsi jos luovuttaja on kieltänyt). Näyttörajoitettuja ovat esimerkiksi eläviä henkilöitä koskevat aineistot (sisältäen henkilöt, joiden elinaika ei ole tiedossa).
Tietosuojalainsäädäntöön perustuvat henkilötietoja koskevat käyttörajoitukset eivät pääsääntöisesti koske yli 100 vuotta vanhoja aineistoja, koska asiakirjoissa mainittujen henkilöiden voidaan olettaa kuolleen. Tietokanta ei poista rajoituksia automaattisesti, joten merkinnät voivat olla vanhentuneita (rajoitukset ovat rauenneet).
Käyttölupaa rajoitettuihin aineistoihin voi hakea kirjallisesti arkistonjohtajalta. Jos yrität tilata Yksasta aineistoja, joihin sinulla ei ole lupaa, saat ohjeet anomisesta sähköpostitse. Tilaukset noudetaan, kun lupa on myönnetty.