Mitä arkistoidaan pysyvästi

Kaikkia asiakirjoja ei kannata säilyttää pysyvästi. Asiakirjat jaetaan pysyvästi säilytettäviin ja hävitettäviin asiakirjoihin. Järjestyksen säilymiseksi arkistossa pysyvästi säilytettävät ja hävitettävät asiakirjat kannattaa sijoittaa eri mappeihin ja kansioihin. Pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja ovat pääsääntöisesti järjestön / henkilön itse tuottamat asiakirjat:

• pöytäkirjat/muistiot sekä pöytäkirjojen liitteet, esimerkiksi tilinpäätökset ja talousarviot
• toimintakertomukset ja -suunnitelmat
• kirjeenvaihto
• puheet, esitelmät, artikkelit, luennot
• itse tuotetut tutkimukset, raportit, yhteenvedot, tilastot, kampanja-aineistot, juhla-aineistot
• luettelot (esimerkiksi jäsen- ja toimihenkilöluettelot)
• tiliasiakirjat ja taloudelliseen toimintaan liittyvät asiakirjat, mm. tilikirjat,
  talousarviot, anomukset, varainhankinta ja keräykset
• säännöt, rekisteröinti- ja organisaatiouudistuksiin liittyvät asiakirjat
• sopimukset
• omien kurssien, koulutusten, juhlien, tapahtumien asiakirjat
• valokuvat, diat, filmit, videot, äänitteet ja muut tallenteet
• itse tuotetut painotuotteet (lehdet, kalenterit, julisteet, mainokset,
• esitteet, tiedotteet, lentolehtiset, kartat, piirustukset)
• muut asiakirjat, jotka ovat aiheuttaneet toimenpiteitä

Kaikki asiakirjat ennen vuotta 1920 ja kaikki kriisi- ja poikkeusaikojen asiakirjat (esimerkiksi sota-aika, lakot) säilytetään!

Mitä ei tarvitse säilyttää pysyvästi

• keskusjärjestön lähettämät kiertokirjeet (lähettäjä arkistoi)
• saapuneet yleiskirjeet, ilmoitukset, mainokset
• tilitositteet säilytetään 6 vuotta tilintarkastuksesta.

Muillakin tiliasiakirjoilla on lakisääteiset säilytysajat

Muista, että samat säilytyssäännöt pätevät myös sähköiseen aineistoon! Lue lisää säilytyskelpoisista tiedostomuodoista täältä.