Kansan Arkistossa on tutkijoiden käytössä luetteloita ja tietokantoja, joiden avulla voi löytää tarvitsemansa aineiston. Päivystäjä auttaa luetteloiden ja tietokantojen käytössä.

Manuaaliset luettelot

1. Pääluettelo. Kortisto, jossa on perustiedot jokaisen Kansan Arkiston kokoelmiin kuuluvan arkistonmuodostajan eli järjestön tai henkilön arkistosta. Kortisto on järjestetty asiakirjakokoelmien luokitusjärjestelmän mukaan. Kortistossa on perustiedot myös erikoiskokoelmista, jäljenne- ja lehtileikekokoelmista, muistelmista ja biograficakokoelmista. Äänitteistä, julisteista ja kuvataidekokoelmasta on olemassa omat kortistonsa.

2. Arkistoluettelot. Järjestetyistä arkistoista on olemassa arkistoluettelot, joista näkyy tarkemmin, mitä asiakirjasarjoja (esim. pöytäkirjat, toimintakertomukset, kirjeenvaihto jne.) arkistoon sisältyy ja miltä vuosilta ne ovat. Arkistoluettelot näkyvät arkistotietokannan kautta.

Tietokannat

1. Arkistotietokanta. Vuoden 2004 alussa otettiin arkistossa käyttöön uusi arkistotietokanta.  Uusi tietokanta on käytettävissä täysin hakutoiminnoin vain arkiston tiloissa ja rajoitetusti internetin kautta.

Arkistonmuodostajien (järjestöjen, henkilöiden, kokoelmien) viitetiedot (arkistonmuodostajan nimi, kunta, rajavuodet ja aineiston määrä) ovat haettavissa Yksityiset keskusarkistot ry:n yhteisrekisteristä sekä Kansallisarkiston

2. Äänitetietokanta. Tietokantaan on syötetty perustiedot äänitetyistä muistelmista ja haastatteluista. Äänitetietokanta on käytettävissä vain Kansan Arkistossa.

3. Ville - Kuvatietokanta Kansan Arkiston valokuva-arkistossa on 39 584 yksityiskohtaisesti luetteloitua kuvaa, josta Ville-kuvatietokannassa on yli 10 200. Tietokanta on käytettävissä vain Kansan Arkistossa.