Osa alasarjoista voi olla tarpeettomia ja tilalla voi olla aineiston vaatimusten mukaan
muunlaisia alasarjoja. Kukin järjestö käyttää kaavassa omia nimikkeitään.
| Sarja |
Sisältö |
Säilytysaika |
Säilytyspaikka |
|
|
|
|
| A |
DIAARIT |
|
huone x / hylly y |
| Aa |
kirjediaari |
säilytetään pysyvästi |
|
| Ab |
järjestöjen vieraskirja |
säilytetään pysyvästi |
|
|
|
|
|
| B |
LUETTELOT |
|
|
| Ba |
jäsenluettelot |
säilytetään pysyvästi kokonaan tai otoksina |
|
| Bb |
toimihenkilöluettelot |
|
|
| Bc |
yhdyshenkilöluettelot |
|
|
|
|
|
|
| C |
PÖYTÄKIRJAT TAI KOKOUSMUISTIOT LIITTEINEEN |
|
|
| Ca |
vuosikokousten pöytäkirjat
- pöytäkirjat liitteineen
- valtakirjat
- puheenvuorot
- valmistelut |
säilytetään pysyvästi |
|
| Cb |
johtokunnan kokousten pöytäkirjat |
säilytetään pysyvästi |
|
| Cc |
työvaliokunnan kokousten pöytäkirjat |
säilytetään pysyvästi |
|
| Cd |
jaostojen kokousten pöytäkirjat (huom. jos jaostoilla omaa erillistä
aineistoa, sijoitetaan kaikki jaostoja koskeva aineisto muodostettavaan pääsarjaan J) |
säilytetään pysyvästi |
|
| Ce |
tilapäisten kokousten pöytäkirjat |
säilytetään pysyvästi |
|
|
|
|
|
| D |
TOIMITTEET |
|
|
| Da |
toimintasuunnitelmat ja -kalenterit |
säilytetään pysyvästi |
|
| Db |
toimintakertomukset ja -selostukset |
säilytetään pysyvästi |
|
| Dc |
julkilausumat ja kannanotot |
säilytetään pysyvästi |
|
| Dd |
puheet ja alustukset |
säilytetään pysyvästi |
|
| Df |
lehti-ilmoitukset ja artikkelit |
säilytetään pysyvästi |
|
| Dh |
tilastot ja yhteenvedot |
säilytetään pysyvästi |
|
|
|
|
|
| E |
SAAPUNEET KIRJEET |
|
|
| Ea |
keskusjärjestöiltä
- kiertokirjeet (huom. laita erilliseen kansioon)
- kirjeet |
säilytetään määräaika
säilytetään pysyvästi |
|
| Eb |
perusjärjestöiltä |
säilytetään pysyvästi |
|
| Ec |
muilta järjestöiltä ja laitoksilta
- kirjeet
- kiertokirjeet
- ilmoitukset (tarvittaessa sijoita sarjaan I) |
säilytetään pysyvästi
säilytetään määräaika
säilytetään määräaika |
|
| Ed |
yksityisiltä henkilöiltä |
säilytetään pysyvästi |
|
| EF |
KIRJEISTÖ
- saapuneet kirjeet ja lähetettyjen kirjeiden toisteet (yhdessä säilytettävät) |
säilytetään pysyvästi |
|
|
|
|
|
| F |
LÄHETETTYJEN KIRJEIDEN JÄLJENNÖKSET |
|
|
| Fa |
keskusjärjestöille |
säilytetään pysyvästi |
|
| Fb |
perusjärjestöille
- kiertokirjeet liitteineen
-kirjeet |
säilytetään pysyvästi |
|
| Fc |
muille järjestöille ja laitoksille |
säilytetään pysyvästi |
|
| Fd |
yksityisille henkilöille |
säilytetään pysyvästi |
|
|
|
|
|
| G |
TILIASIAKIRJAT JA TALOUDELLINEN TOIMINTA |
|
|
| Ga |
tilikirjat |
säilytetään 10 v tai pysyvästi |
|
| Gb |
tositteet |
säilytetään 6 v |
|
| Gc |
talousarviot |
säilytetään pysyvästi |
|
| Gd |
tilinpäätösasiakirjat |
säilytetään pysyvästi |
|
| Ge |
anomukset |
säilytetään pysyvästi |
|
| Gf |
varainhankinta ja keräykset |
säilytetään pysyvästi |
|
|
|
|
|
| H |
SISÄLLÖN MUKAAN JÄRJESTETYT ASIAKIRJAT |
|
|
| Ha |
yhdistysrekisteriasiakirjat ja säännöt |
säilytetään pysyvästi |
|
| Hb |
jäsenasiat |
säilytetään pysyvästi |
|
| Hc |
sopimukset |
säilytetään pysyvästi |
|
| Hd |
henkilöstöasiat
- palkka-asiat
- eläkeasiat
- hakemukset |
säilytetään pysyvästi |
|
| He |
julkaisutoimintaa koskeva aineisto
- oman lehden aineisto
- kotisivujen aineisto |
säilytetään pysyvästi |
|
| Hf |
yleisötilaisuudet |
säilytetään pysyvästi |
|
| Hg |
kampanjat |
säilytetään pysyvästi |
|
| Hh |
seminaarit ja kurssit |
säilytetään pysyvästi |
|
| Hi |
kansainvälinen toiminta |
säilytetään pysyvästi |
|
| Hj |
hankinnat, kalusteet, laitteet |
harkinnan mukaan |
|
|
|
|
|
| I |
MUILTA YHDISTYKSILTÄ JA VIRANOMAISILTA TULLUT AINEISTO
- kiertokirjeet
- ohjeet
- määräykset
- esitteet, tiedotukset |
harkinnan mukaan |
|
|
|
|
|
| J |
JAOSTOT |
säilytetään pysyvästi |
|
|
|
|
|
| U |
PAINATTEET
- järjestön omat painatteet |
säilytetään pysyvästi |
|
|
|
|
|
| V |
VALOKUVAT |
säilytetään pysyvästi |
|